L’agenda calendario (quella con le date, per intenderci) è uno degli strumenti alla base dell’organizzazione personale. Se usata bene, diventa la tua bussola, che guida le tue giornate attraverso impegni ed attività e ti supporta nella ri-pianificazione in caso di imprevisti.
Spesso, però, commettiamo alcuni piccoli errori che possono trasformarla in una zavorra, una fonte di stress. In particolare, L’errore più comune è utilizzarla non solo per segnare gli appuntamenti, ma anche per annotare tutte le attività da svolgere (i “to do”).
Oggi voglio spiegarti perché questo è un errore, e come evitarlo.
1. L’agenda serve per segnare tutto ciò che ha un preciso riferimento temporale
L’agenda è uno strumento prezioso per tenere traccia degli incontri, delle riunioni e degli appuntamenti. Quando pianifichi un meeting o un impegno con un cliente, è importante che l’informazione sia chiara e immediatamente accessibile, poiché si tratta di eventi che richiedono una conferma esterna e un’interazione diretta.
Tipicamente, quindi, l’agenda è per gli impegni che coinvolgono altre persone: tutti gli appuntamenti, ma anche i momenti che devi considerare già occupati, perché “prenotati” da impegni, personali (es. giornate di chiusura delle scuole, week end lunghi) o professionali (viaggi di lavoro, convegni…), meglio se includendo il tempo degli spostamenti.
Insomma, tutto ciò che deve davvero essere fatto quel giorno, a quell’ora.
2. L’agenda non è il posto giusto per segnare le cose da fare: per questo, usa le liste!
Nella gestione delle attività che dobbiamo svolgere direttamente e in autonomia, abbiamo necessariamente maggiore flessibilità che quando abbiamo a che fare con altre persone. Ad esempio, se devo preparare un’offerta entro due settimane, non è così importante se ci lavorerò oggi o lunedì prossimo, di mattina o di pomeriggio, purché sia pronta entro la scadenza.
Perché separare appuntamenti e attività?
Separare gli appuntamenti dalle attività ha numerosi vantaggi, sia dal punto di vista della produttività che della gestione dello stress. Ecco alcuni motivi per cui dovresti attuare questa distinzione per usare al meglio la tua agenda:
a. Maggiore chiarezza e focus
Annotare gli appuntamenti sull’agenda ti consente di avere una visione chiara dei momenti in cui sei impegnato a interagire con altre persone. Questo ti permette di concentrarti sul lavoro individuale nelle fasce orarie non occupate, quando invece puoi dedicarti alle attività personali e lavorative senza interruzioni.
b. Pianificazione più flessibile
Le liste di attività offrono una flessibilità che l’agenda, strutturata per appuntamenti fissi, non può garantire. Con le liste, puoi aggiornare, riorganizzare e riprioritizzare le tue attività in tempo reale, a seconda delle esigenze e delle emergenze che si presentano durante la giornata.
Di Liste che Funzionano abbiamo già parlato altrove, così come di quanto le liste possano aiutarti a Vincere gli Imprevisti.
c. Riduzione dello stress
Quando mischi appuntamenti e attività in un’unica agenda, potresti trovarti a dover gestire troppe informazioni contemporaneamente. Separando i due elementi, riduci il sovraccarico cognitivo e diminuisci lo stress, poiché saprai esattamente cosa aspettarti in ogni momento della giornata.
Inoltre, se, a fine giornata la lista dei to-do del giorno non è terminata, avrò un carico aggiuntivo di riprogrammazione di dettaglio: mettere un to do nell’agenda mi costringe a programmarlo per giorno e ora, in un momento in cui ancora non so per certo che impegni avrò.
Su questo, personalmente trovo molto utile la pianificazione settimanale, di cui ti ho già parlato.
3. Scegli l’agenda giusta per te
Cartacea o digitale? Dipende da te!
- Che rapporto hai con carta & penna? Ti piace avere in mano uno strumento fisico da portare sempre con te, o da custodire in un posto tranquillo, per dedicarti alla pianificazione con tutta l’attenzione che serve? O preferisci “viaggiare leggera” e poter consultare / modificare il piano delle tue giornate in tempo reale, man mano che ti arrivano nuovi input da gestire?
- Quanto è importante per te condividere i tuoi impegni con altre persone (colleghi o familiari che siano)? Come vi piace farlo? Un’app è spesso la soluzione più immediata, ma molti preferiscono ancora la condivisione “a muro”(ad esempio, da tenere appeso in cucina dove tutta la famiglia lo vede)
Cosa possiAmo fare insieme
Nel nostro percorso insieme, ti farò le domande giuste per aiutarti a:
- Comprendere quali sono gli strumenti di gestione del tempo più adatti a te, e qual è il modo di usarli più adatto a te
- Prendere consapevolezza dei tuoi tempi e delle tue energie, gestire con il giusto equilibrio impegni esterni e to do quotidiani
- Individuare il modo migliore per te per conciliare al meglio i tuoi progetti a lungo termine con le tue attività quotidiane.
- Pianificare quindi ogni giornata in modo che il tuo impegno sia sempre coerente con i tuoi obiettivi, e decidere velocemente e con consapevolezza, in caso di necessità, cosa rimandare e a quando… perchè la tua organizzazione deve sostenerti, non imprigionarti!
- Affrontare al meglio ogni settimana e ogni giornata, con il sostegno dell’Organizzazione Giusta per te!
ParliAmone ! Risparmierai un bel po’ di tempo e fatica, e potrai finalmente dire #AmoilMioTempo!
Raffaella Buscemi
Vulcanica e riflessiva, amo correre con l’immaginazione per poter scegliere con più consapevolezza a cosa dedicarmi: così potrò aiutarti a realizzare i tuoi obiettivi, e niente sembrerà più impossibile!
